新社会人・新入社員はPC操作でショートカットキーを覚えよう

最近新社会人や新入社員に関する書籍を漁っていた。自分がそういう人たちと接する機会があること、そして昔書いた仕事関係の記事が気恥ずかしくもこの時期になるとアクセスが増えるからだ。要は「どうせなら新しい情報を入れて、ついでに記事にして提供しておくか」というわけだ。

そこでふと感じたのだが、「いわゆる社会人心得モノの本って、あまり事務的・技能的なことは触れないんだな」という点だ。それは新人研修で済ますからか。専門化・細分化するからか。”思考”中心のレクチャーが多いのだ。

例えば日常的、実務的にPCを使用していく中で、早いうちから意識していくと役立つことを何か忘れていないか。

そんなわけで今回は、仕事でPCを使うようになったら、是非とも習得してほしいことを一つ提案したい。

「PC操作はキーボードで、ショートカットキーを沢山使えるようにしよう」

これが社会人生活で結構お得な技術なのでオススメだ。すぐアクセス先に飛ぶショートカットではない。いわゆるコピペ（例：ctrl +c・v*1）以外もバンバン使おうよ、ということだ。もちろん既にマスターしている人はその調子でバリバリ仕事をして欲しい。余計なお世話か。

少し前だと「はてな界隈でそんな基本的なことを⋯」というそしりを免れない気がしていたが、この時期・この際だからささやかに記事にしておきたい。記事が被ってもいいから少しでも侵食したい。

各種ショートカットキー

ブラウザからExcel、Wordといった仕事で使うアプリケーションまで、PCはキーボードで大方操作できるようになっている。「マウスを使わない」という縛りをしてもいいが、最初は「この操作はマウスならこうだけど、キーボードならこうだ」くらいの感覚で覚えていけばいいかと思う。

Windows、Macという代表的なショートカットキー集を下記にリンクしたが、見やすいサイト、好みの書籍はガンガン探してほしい。ちなみに職場でこういうサイトや書籍が閲覧・持ち込み禁止のところがあるかもしれない（将来的にそういう職場で働くかもしれない）。そんなときは仕事に関係する情報なので、正々堂々と許可を取ってみよう。ダメならダメで、今のうちに何も見ずに使えるように覚える機会を作っていけば、後々得をすると思うので挫けないで欲しい。

www.microsoft.com

support.apple.com

できるポケット 時短の王道 ショートカットキー全事典 改訂版

Excelのショートカットキー活用に重点をおいた書籍の紹介

WindowsとMacのショートカットキー集を紹介したが、ショートカットキーを使って作業すると差が出るソフトといえば、やはり表計算ソフト・Excelではないだろうか。ここでは、ショートカットキーの活用を中心に据えたExcelの書籍を紹介したい。

• そもそもショートカットキーの基本から知りたい・使いたい

これから初めてPCやExcelを使うといった初心者や、まずは基本的なショートカットキーを覚えたいという人には『あなたの1日を1時間増やす！魔法のExcelショートカットキー』（著：大村あつし　秀和システム）がコンパクトにまとまっている。各種ショートカットキーの概要から始まって、入力例の図解、キーの使い方のコツと丁寧で易しい。まずはこの本に載っている操作を作業に取り入れるだけでもだいぶ違うだろう。

あなたの1日を1時間増やす! 魔法のExcelショートカットキー

• 実践的にショートカットキーを使い、バリバリExcelを活用したい

徹底的にショートカットキーにこだわった一冊ならば、『外資系投資銀行がやっている 最速のExcel 』（著：熊野 整　KADOKAWA）。Excelで何をアウトプットするか、またその過程（筆者は”設計”としている）のポイントと、作業をする際のテクニックを紹介した本。後半のテクニック編が集計だけでなく、Excelの見せ方を意識しながらショートカットキーを使用していく内容で要注目。この本ではExcel作成時にマウスは”使わない”こと推奨だ。

外資系投資銀行がやっている 最速のExcel

最後に： ショートカットキーを覚える利点

ショートカットキーを覚え、使うようになると仕事にどんな影響を及ぼすか。最後にまとめておこう。

• 入力や表・文書の作成が早くなる

最近はどんな職業・職種でもPCを使い、表や文書を作成する機会からは逃れられない。そんなときにマウスを使わずにキーボードだけでどんどん仕事が進められると、作業時間短縮に有効だ。キーボード入力を度々中断して「マウスでこのアイコンをクリックして⋯」といった細かい時間のロスがなくなる。だからこそサッサとショートカットキーを使いこなしておいたほうが得なのだ。

• ノートPCを持ち運んで使うのが苦でなくなる

各自のPCを持参して臨む会議や打ち合わせ、そして社外にPCを持ち出して使う時、マウスのスペースを考えずにPCが使えるようにしておくといい。社内・社外と変わらない感覚で仕事ができる。タッチパッドと併用するにせよ、最低限の操作で済む。

個人的には、案外ショートカットキーを知らない・使ってない層を職場でまだまだ見かけるので、小手先のテクニックと思わずにどんどん覚えて使ってほしい。それだけで「すげぇヤツがやってきた」と言われる⋯かもしれない。

＜その他新社会人向け記事＞

*1:Windowsのコピペもこれ以外のキー操作方法があるんだなこれが。